DFE OFFICIAL BLOG
2022年1月1日より施行された電子帳簿保存法。電子取引に関する電子データ保存が義務化されました。
2023年12月末まで2年間は宥恕期間であり、従来どおりプリントアウトして保存しておくことが認められていますが、2024年1月より、すべての事業者が対応しなければなりません。
さて、日本最大級のECサイト「Amazon」を利用して備品購入をされる事業者も多いでしょう。
利用経験のある人はご存じのとおり、Amazonは荷物に領収書は添付されていません。ではどのように領収書を取得し、保存管理すればいいのでしょうか。
今回は、Amazonで備品を購入した場合の領収書の管理方法について解説します。
Amazonは荷物に領収書は添付されていませんが、サイトからからダウンロードできる領収書は、「電子取引」の区分に該当するため、電子取引データの電子保存の対象です。
これまではプリントアウトして保存することが許されていましたが、改正によって、電子取引で授受した電子データは電子データのまま保存することが義務付けられました。
Amazonの領収書も、電子データのまま保存する必要があります。
Amazonに限ったことではありませんが、電子取引の保存データは、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たす必要があります。詳しくは下記のリンクから
- タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行うこと
- 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておくこと
- 記録事項の訂正や削除を確認できるシステム、または記録事項の訂正や削除ができないシステムを使用すること
- 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行うこと
一般的には2、3、4のいずれかの要件を満たした領収書の保存を行う必要があります。
- 保存場所にパソコンなどの電子機器、プログラム、ディスプレイ、プリンター及び操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
- 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
- 検索機能を確保すること
3の検索機能の確保が重要なポイントです。以下のような検索機能が必要となります。
- 取引年月日、取引金額、取引先により検索可能
- 日付または金額の範囲指定により検索可能
- 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索可能
こちらの記事も参考にしてください。
Amazonの領収書をどのように取得すればいいのかわからない方のために、具体的な取得手順を解説します。
まずはAmazonのサイトからログインし、トップ画面の右上にある「注文履歴」をクリック。
以下のように過去に注文した商品が表示されるので、注文した商品の右上にある「領収書等」をクリックし、「領収書／購入明細書」をさらにクリックします。
注文した商品の領収書が表示されますので、保存します。
表示された領収書は、次の2つの方法で保存することができます。
- PDFで保存
- スクリーンショット機能で保存
何度も言いますが、2024年1月からはプリントアウトして紙で保存することはできません。
Amazonサイトで領収書を検索し表示できるのであれば、「PDFやスクリーンショットで保存する必要がないのでは？」と思う人もいるかもしれませんが、おすすめできません。
その理由は、保存期間が不明なこと。
電子帳簿保存法は、7年間保存する必要があります。
Amazonサイトではいつまで保存（表示）されるのかが明記されていないため、数年後表示したい時にできない可能性も。
また金額での検索もできません。
Amazonの領収書はPDFかスクリーンショットで保存しておきましょう。
今回は電子帳簿保存法に対応したAmazonの領収書の保存方法を解説しました。
2024年1月からは、これまでのように領収書を紙に出力して保存することは認められません。正しい知識をつけて、しっかり対応しておきましょう。
電子帳簿保存で社内のリソースが追い付かない、インボイス対応で社内の経理業務が増加しているなど経理の課題やお悩みがございましたらぜひ、お気軽に経理代行のDFEにお声がけください。カジュアル面談にて最適な解決方法や他社事例をお話いたします。下部のバナーより「ブログを見たんだけど」とお問い合わせください。いつでもお待ちしております。
