【請求書をPDFでメール送付】電子帳簿保存法上の注意点も解説

簡単にメールで送付できるPDFの請求書。

ペーパーレス化が進む現在、請求書発行をPDFに切り替える会社は急増しています。

しかし「法的にPDF請求書は有効？」「紙での原本保存は必要？」「PDFの請求書で気をつけることは？」などといった疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

今回は、2022年1月に改正された「電子帳簿保存法」のルールをふまえ、請求書をPDFでメール送付をする際のポイントを解説します。

電子帳簿保存法についてはこちらの記事で詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。

PDFの請求書は法的に有効？
請求書の保存期間は？
PDF請求書の電子帳簿保存法の要件
- 真実性の確保で要求されること
- 可視性の確保で要求されること
請求書のデータ送信で注意しておきたいポイント
まとめ

PDFの請求書は法的に有効？

請求書をPDF等のデータにしてメール送信することは、法的に問題ありません。

取引内容や日付、金額などが確認できれば、紙の請求書でもPDF請求書でもOKです。

タイムラグもなく紙への出力や郵便代なども不要で、紙よりも保存や管理がしやすいなど、メリットの多いPDFの請求書。

しかしPDFの請求書は電子取引にあたるため、電子帳簿保存法の要件を押さえておかなければなりません。電子帳簿保存法については、のちほど詳しく解説します。

なお請求書への押印は不要ですが、PDF化した請求書であっても押印することが一般的。会社によっては請求書への押印を規定するケースもあります。押印が必要可否は事前に取引先に確認しましょう。

PDF請求書は以下のことを明確に！

・送付元の企業名
・取引内容
・取引年月日
・金額

請求書の保存期間は？

請求書を発行したら、保存義務が発生します。請求書の保存期間は、以下のとおりです。

法人：法人税法は7年、欠損金の繰越控除適用は10年
個人事業主：所得税法は5年、消費税納税業者は7年

PDF請求書の電子帳簿保存法の要件

電子帳簿保存法では、電子取引における紙保存が禁止され、データで保存することが義務づけられています。

電子取引の保存要件として、「真実性」と「可視性」を確保しなければなりません。

真実性の確保：保存されたデータが改ざんされていないこと
可視性の確保：保存されたデータを検索・表示できること

真実性の確保で要求されること

電子保存において、真実性の確保要件は下記のとおり。

データ受領後約２ヵ月以内に認定タイムスタンプを付与する
改ざん防止等のための事務処理規定を作成し運用する
データを改ざん/削除できないシステム等を利用する
書類の発行者側で認定タイムスタンプを付与

このいずれかを満たさなければなりません。

他の要件を満たしていればタイムスタンプは不要。タイムスタンプは必須ではありません。

タイムスタンプとは？

タイムスタンプとは、電子文書が作られた日付と時刻を証明するため技術。タイムスタンプにより、電子ファイルが改ざんされていないことを証明できます。2022年1月の法改正で、タイムスタンプは実質的には「不要」と解釈できるようになりました。これまで受領者が領収書等を電子データとしてスキャンする場合、受領してから3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、改正後は2ヶ月に統一。また「修正・削除の記録が残るクラウドサービスの利用でタイムスタンプ不要」となりました。つまり電子帳簿保存法に対応したサービスを利用すれば、タイムスタンプを気にする必要はありません。