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2022年1月1日より『電子帳簿保存法』が大幅に改正されました。
今回の改正で、スキャナ保存要件が緩和される一方で、電子取引は電子保存が義務化。これは事業規模にかかわらず企業・個人事業主すべてが対象となります。
しかし「電子帳簿保存法」と検索すると「スキャナ保存」についての解説が多く表示されますが、「電子取引」については比較的情報が少ないようです。
この記事では電子帳簿保存法の「電子取引」に対応するための知識やシステム導入の必要性など、わかりやすく解説します。
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を、電磁的記録（電子データ）で保存することを認める法律です。
今回の改正では、紙で受領した書類のスキャナ保存等の要件が大幅に緩和。しかし電子取引は紙出力による保存が認められなくなりました。
まず理解しておきたいのは、電子帳簿保存法上の電子データの保存は、以下の3種類に区分されているということです。
- 電子帳簿保存
- スキャナ保存
- 電子取引
今回この記事で解説するのは「３、電子取引」についてです。詳しくは以下でも解説していますのでぜひご覧ください。
電子取引とは、注文書や領収書などの取引情報を、電子メールで受け取ったり、インターネットのホームページからダウンロードしたりして、電子的な方法でやりとりをする方法です。
具体的には、次のようなものが電子取引です。（一例）
- 電子メールにより請求書や領収書等のデータを受領
- 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
- クレジットカードの利用データ等を活用したクラウドサービスを利用
- 特定の取引に係るEDIシステムを利用
- ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
これまでは、電子取引を印刷出力して紙保存することが認められていました。しかし今回の改正で必ず電子保存しなければならなりません。
しかし”やむを得ない理由”がある場合は2年間の猶予が認められ、これまでどおり書面保存が許されます。しかし2024年1月からは”完全に”「電子取引」に対応しなければなりませんので、今のうちから準備をしておきましょう。
電子取引は一定の要件に沿っての保存が必須。一定の要件とは、大きく分けると「真実性」と「可視性」の2つです。
改ざんを防ぐための措置を取る必要があります。
- タイムスタンプが付されたデータを受け取る
- データに速やかにタイムスタンプを押す
- データの訂正・削除が記録されるシステムでデータを受け取り保存
- 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用
1は取引先が対応。2は、自社でタイムスタンプが付与できるシステムの導入が必要です。しかしタイムスタンプにはコストがかかります。3にもシステム導入が必要です。
4は、自社で修正や削除防止に関する事務処理規定を定め、それに沿った運用をしていく方法。コストもかからず即時に対応することも可能なので、この方法を取り入れる事業者が多いようです。
なお国税庁のホームページでは事務処理規定のサンプルも公開されていますので、参考にしてください。
電子取引の可視性とは、次のようなことです。
- システム概要を記した書類の備え付け
- 見読可能装置の備え付け
- 検索機能の確保
1は、概要書やマニュアルを備え付けること。2の見読可能装置とは、ディスプレイやアプリ、プリンタ等でいつでも出力できるようにすることです。
3は、日付・金額・取引先で検索できるようにすること。国税庁のホームページでは索引簿の作成例も公開されています。
ここまで電子取引の保存について解説してきましたが、今後は「真実性」と「可視性」を確保することが大切だということを、おわかりいただけたと思います。
では保存のためにシステムを導入すべきなのでしょうか。それともしなくてもいいのでしょうか。
答えは「事業者次第」です。
もちろんシステムを導入すれば、手間が省け時間の短縮にもつながります。人件費の削減も期待できるでしょう。しかしコストがかかります。もちろんスペックの高いシステムを導入すればコストも比例して高額になるでしょう。
事業規模によって、システムの導入、またシステムのスペックなどを検討しましょう。
先ほども解説したように、「真実性」と「可視性」を確保することが最重要です。
まずは社内規定を策定し真実性を確保します。「電子取引で入手したエビデンス（証拠）を削除・修正をしないこと」を原則とする社内規定を策定し、この社内規定をきちんと守ることが重要です。社内でしっかりと周知しておきましょう。
そして可視性の面では、日付・金額・取引先で検索できるようにしておくこと。Excelなどの表計算ソフトを使えば、システムなどを導入しなくても対応できます。
システムを導入せずコストをかけなくても、電子帳簿保存法への最低限の対応はできます。
しかしいくら社内規定を策定しても、削除してしまったり誰かが意図的に証拠隠滅をしたりするなどのリスクが生じる可能性も。エビデンスの改ざんなどによる不正計算には、重加算税が課せられてしまいます。
システムを導入することで、エビデンスをしっかり管理するなどリスクを回避することが可能に。メリットは大きいでしょう。
文書管理システムには、クラウドで提供しているものや、エビデンスを保存できる会計システムのオプションなどもあります。料金もさまざまですので、自社に合ったものを選びましょう。
電子取引がそれほど多くなければ、システムを導入しない、もしくは文書管理システムの導入でも対応できます。
しかし電子取引が多い事業者はRPAとOCRを導入することも、ひとつの手段です。
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略。人がパソコン上で日常的に行っている作業を、人が実行するのと同じように自動化するものです。
一方OCRとはOptical Character Recognition（オプティカル・キャラクタ・レコグニション ）の略。手書きの文字や印刷された文字を読み取り、データと照らし合わせ文字を判断し電子テキスト化する装置のことです。
メールに添付されているPDFをRPAでフォルダに格納。OCRで読み取りデータ化し、索引簿や文書管理システムに登録します。このようにRPAとOCRを活用することで、圧倒的に人間の工数を減らすことができるでしょう。
電子帳簿保存法の改正で、バックオフィス業務のBPOサービスを利用する事業者も増えました。BPOの導入を検討することも、ひとつの方法です。
BPOについては次の記事で、詳しく説明しています。
【BPOとは？】アウトソーシングとの違いやメリット・デメリットを解説
まとめ
- 電子取引の電子データ保存が義務化
- データ保存は真実性と可視性を確保する必要がある
- システムは導入しなくてもいい
- システムを導入するとリスク回避できる
- RPAとOCRで複雑な会計処理を自動化できる
電子取引の電子データ保存は、2023年3月末までは紙保存も認められる猶予期間です。しかしそれ以降は完全にデータ保存が義務となりますので、今のうちにしっかり準備をしておきましょう。
電子取引は、「真実性」と「可視性」をしっかり確保し保存する必要があります。システム等を導入せずとも電子帳簿保存法に対応させることは可能ですが、手間がかかります。
システム導入費やランニングコスト、手間や人件費などのバランスを考えて、自社には何が必要かを検討してください。
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