DFE OFFICIAL BLOG
よく「経理業務は在宅勤務(テレワーク)は難しい」と言われています。ただ、そんな中でも経理部門の在宅に成功している会社も存在します。そんな会社はいったいどんな体制を取っているのか。
そこでこの記事では経理部門が在宅勤務をするためのやり方をお伝えします。いきなり完全在宅勤務は難しいでしょうが、少しずつでも在宅勤務を推し進めていくことで、経理担当者のストレス軽減や働き方改革を改善していきましょう。
経理部門の在宅勤務が難しいと言われている理由
経理部門で在宅勤務が進まない理由は主にこの2つです。
- 社内しないとこなせない業務が多い
- セキュリティ面のリスクがある
・社内でないと出来ない業務が多い
経理では紙の請求書や契約書などの書類を扱います。そのため出社しないと業務ががそもそも出来ないことが多いです。
その他にも、会計ソフトがオンプレミス型で、社内の持ち運びができないデスクトップパソコンにダウンロードされている。支払業務で銀行にいく必要がある。経費精算での領収書のファイリングをするため。などが主な社内でないと出来ない業務に上げられるでしょう。
・セキュリティ面のリスクがある
経理では上記で上げた業務を覗いても、内部の機密情報を扱う業務が非常に多いです。その結果、情報漏洩のリスクを減らすために在宅勤務をしない判断となることが多いようです。
内部の機密情報とは、会社の財務状況が分かる帳簿の記帳、社員の勤怠情報や個人情報、役員報酬や給与情報などです。
これらは紙で行っている会社も多く、インターネットでの処理が可能なソフトを導入していたとしてもオンプレミス型であったり、セキュリティ対策が出来ていないため、社内でのみ利用を許可していたりするケースが多いです。
オンプレミス型の場合はそのパソコン内で完結することが多いので、セキュリティ面では比較的安全なのですが、クラウド型の場合はインターネットを経由するのでセキュリティ対策をしっかり講じる必要があります。
在宅勤務では社員の自宅からクラウドに接続するためよりセキュリティ対策が難しいとされています。
経理部門が在宅勤務をするためポイント
冒頭でも述べた通り、経理部門が在宅勤務に成功しているケースもあります。もちろん先ほどの2つの問題を解決できたから実現しているのです。それでは次に在宅勤務をするために必要なポイントをお伝えしていきます。
- クラウド型の会計ソフトを利用する
- ペーパーレス化を進める
- 電子印鑑を導入する
- インターネットバンキングを利用する
- 社内でチャットツールを利用する
- 自宅でのパソコン、ツール利用のルールを定める
・クラウド型の会計ソフトを利用する
これは在宅で経理業務を進める上では必須となるでしょう。
クラウド会計ソフトとは、パソコンにダウンロードして利用するオンプレミス型とは違いクラウド上で提供されているソフトのことで、インターネット経由でどこからでも利用が可能です。複数のパソコンから操作が可能なので、自宅からでも会計入力ができるほか、すぐに財務状況を確認したいと時にも便利です。
また、申し込み後すぐに利用できるのも特徴のひとつです。現行のソフトからの移行作業が発生する場合もありますが、すぐに取り掛かることができます。
・ペーパーレス化を進める
請求書や領収書などの紙媒体は可能な限り電子化することが在宅勤務を進める上では大切です。電子請求や経費精算のソフトツールを利用することで電子化を進めましょう。
紙で送られてくる書類や、今現在紙で保管している書類もスキャンしてデータ化し、クラウド上で保管することで、いつでもどこからでも閲覧が可能にするといいでしょう。紙での書類が存在する以上スキャンしたりする為の出社は必要になるかもしれませんが、週に1度だけの出社でも十分になるかもしれません。
また、ペーパーレスを進めていくことで保管する場所や処分の手間を減らすことも可能です。
・電子印鑑を導入する
ハンコを押すためだけに出社するという話を聞いたことがありませんか？
これは押印が必要な業務を電子署名に移行することで解決が可能です。まだ電子署名が進んでいない会社もたくさんあるので、電子署名に移行したからといって、完全に取引先との押印業務を無くすのは難しいでしょう。しかし、押印のための出社を減らすことができたら在宅勤務の割合を増やすことに繋がります。
また、社内で稟議などに印鑑を利用している企業では、電子印鑑を導入すると作業効率が上がるでしょう。
電子印鑑についてはこちらの記事で詳しく解説しております。
電子印鑑のメリット、デメリット、無料の作成方法を解説！
・インターネットバンキングを利用する
銀行に足を運んでの振込業務もインターネットバンキングを利用することで無くすことができます。インターネットバンキングではインターネットを通して振込作業ができる上に手数料が安くなることもあります。
ワンタイムパスワードや利用者の承認などセキュリティ設定も可能なので、自宅から手軽に振込作業できるのはむしろ怖いという会社でも安心です。しっかり利用するための体制とルールを決めることが大切です。
・社内でチャットツールを利用する
経理部門に限りませんが、在宅勤務をする上で社内のコミュニケーションツールを整備することも大切です。メールでもコミュニケーションは可能ですが、チャットツールを利用することで円滑なコミュニケーションが可能です。
経理では請求書や経費精算など締切が重要な業務が多いので、社内でのコミュニケーションツールを整備するが在宅勤務での生産性の向上に繋がるでしょう。
・自宅でのパソコン、ツール利用のルールを定める
セキュリティ面での安全性を高めるためにもツールの利用ルールをしっかりと決めておくことが重要です。クラウド会計ソフトや電子印鑑、インターネットバンキングは高度なセキュリティ対策が可能なので、管理者はそれぞれのソフトのセキュリティ対策を理解したうえでルールを作るようにしましょう。
その他にも、支給するパソコンには必ずパスワードを設定する、ウイルス対策ソフトをインストールする、フリーwifiは使用しない、遠隔操作ソフトをインストールするなど、パソコンの利用自体のルールも決めておくことがセキュリティを高める上で非常に重要です。
まとめ
- 経理部門が在宅勤務できないといわれている理由は社内での業務が多いこととセキュリティ面でのリスクの2つ
- ソフトやツールを利用することで社内での業務は減らすことができる
- ソフトのセキュリティ対策を理解し、利用ルールを固めることでセキュリティも高めることができる
- いきなり完全を目指すのではなく、少しずつでも始めることが大切
いかがでしょうか。「費用が多くかかりそう」「やる事が多くて大変そう」と感じた方もいらっしゃるでしょう。しかし、いきなり全てをやる必要はありません。少しずつでも在宅勤務ができる体制を作っていくことが大切です。
週に1度の在宅勤務から始めていくなどして、あなたの会社にあった体制をつくっていくといいでしょう。
また、ソフトの導入や効率のいい運用の仕方が分からない場合や、目の前の経理業務にいっぱいいっぱいで手が回らない場合は専門家や経理アウトソーシング会社に相談するといいでしょう。
