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社内の稟議書、請求書などで印鑑を使用する事があると思います。ただ、近年テレワークの普及などで、書面にすぐに印鑑を押すことができないなどの悩みはありませんか？
そんな悩みは電子印鑑を作成することで解決する事ができます。今まで形のある印鑑を使用している人からすると、電子印鑑には抵抗があるかもしれません。そこでこの記事では電子印鑑が通常の印鑑と比べて何が違うのかをそれぞれのメリット、デメリットを並べてお伝えします。また、無料で作成する方法も合わせて紹介致します。
電子印鑑とは
そもそも電子印鑑とは何かを説明します。通常の印鑑とは違い、PDFやエクセルなどの電子文書に捺印が可能な印鑑の電子データのことです。無料で作成することもできますが、その場合は法的な根拠はないのでスタンプのイメージが近いです。有料の電子印鑑ですとセキュリティ対策が整ったものもあります。
通常の印鑑と比べてのメリット、デメリット
それでは通常の印鑑と電子印鑑の違いを電子印鑑のメリット、デメリットを見ていくことでお伝えしていきます。
電子印鑑のメリット
- 電子文書に印鑑を押すことができる
- リモートワークでも捺印ができる
・電子文書に印鑑を押すことができる
捺印が必要な文書が電子データで送られきて、捺印後に電子データで返送する必要がある時通常の印鑑ではこのような流れになり面倒です。
送られてきた文書を印刷
↓
捺印する
↓
電子データ化するためにスキャン
↓
返送。
電子印鑑があると電子文書にそのまま捺印することが可能なので、
送られてきた電子文書にそのまま捺印
↓
返送
といった流れになり、手間の削減とペーパーレスにも繋がります。
・リモートワークでも捺印ができる
先ほど述べた通り、電子文書にそのまま捺印が可能なので場所を選びません。テレワーク中で自宅にプリンターやスキャナーがなくとも捺印ができます。
また、上司が出張などで長期間にわたって不在にする場合でも、出張先で捺印をしてもらうことができるため、待ち時間が短縮され仕事の生産性があがるでしょう。
電子印鑑のデメリット
- 簡単な印影だと複製がたやすい
- 単なるデータだけの印鑑では法的な効力がない
・簡単な印影だと複製がたやすい
後ほど紹介する無料で作成できる方法で作った電子印鑑は誰にでも複製画出来てしまいます。そのため、なりすましなどの悪用がしやすいと言えます。
無料でつくるにしても少し手間をかけて、印影が複雑なものにすることで、僅かではありますが複製の難易度があがります。
・単なるデータだけの印鑑では法的な効力がない
無料で作成した電子印鑑の効力は認印と同じです。捺印した人が書面を確認をしたなどの社内での運用に適しています。
電子印鑑を無料で作成する方法
- 印影をスキャンしデータ化する
- エクセルやワードで作成する
- 電子印鑑のフリーソフトを使用する
ひとつ目の方法は実際の紙に押された印影をスキャンして、エクセルにはりつけて図として保存します。その後、トリミングをしてサイズを調整することで完成です。
ふたつ目はエクセルやワードでいちから作成する方法です。円形の図形を挿入して、円の中に苗字をテキストで入力します。自身の好みにフォントやバランスを調整し、図として保存します。
みっつ目は無料で作成できるインターネットサービスを利用するというものです。ただし、決まった型から作成することになるので、オリジナルは出すことができません。サービスによっては珍しい苗字では作成できないなどもあります。
企業間では法的な効力があるものを使用しよう
ここまで電子印鑑のメリット、デメリット、無料で作成する方法を紹介してきましたが、見積書や契約書などの企業間取引で使用する際には、法的な根拠がある電子印鑑を使用するようにしてください.
無料の電子新刊では印鑑の偽造やなりすましが行われる可能性もありますが、単なるデータである電子印鑑で捺印した電子文章は中身の変更も容易にできてしまいます。場合によっては会社が大きな損害を被る恐れもあります。
企業間取引で使用する際には「いつ、誰が捺印し、それ以降文章データの変更が行われていない証明」が可能な電子印鑑を使用するようにしましょう。
まとめ
- 電子印鑑で業務を効率化できる
- 無料でも利用できるがセキュリティ面では安全ではない
- 企業間取引ではセキュリティ対策ができている有料のものを使用すること
今後もテレワークや業務委託などによって離れた場所からでもペーパーレスで捺印が可能な電子印鑑が利用される場面は増えてくるでしょう。業務効率の改善を目指し導入をしてみることをおすすめします！
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