【バックオフィス業務を効率化する3つの方法】 ツールとアウトソーシングを活用しよう!

バックオフィス業務といえば、財務・経理・人事・総務などがありますが、どれも企業活動を支える重要な業務です。しかしながら、非生産的な業務でもあるため人員の補填が後回しになっていたりで、一人あたりの業務量が多くなりがちです。

すると残業が平常化し社員の不満もたまってしまいます。モチベーション低下や退職になって企業活動が危ぶまれる前に改善・効率化を図りましょう。

バックオフィス業務が抱える課題

  • 常に人手不足
  • 業務の属人化
  • 非効率なアナログ業務

・常に人手不足

バックオフィス部門は営業などの売上につながる業務をこなすわけではないので、人員の補充が後回しになりがちです。企業規模の拡大に応じて業務量は増えるのですが、増員は行われず、一人あたりの負担だけが増えていく事態をよく見かけます。
特に規模が小さく、一人経理や一人総務になっている場合はちょっとした業務まで任せられがちです。

・業務の属人化

前述したとおり少人数で業務をこなしている部門の場合、一人あたりの業務負担が大きくなり、属人化が起きてしまいます。属人化というのは、他の誰かでは何をやっているのか分からないブラックボックス化をしているということです。
属人化の状態では、不正が起きても発見が難しかったり、突然の休養や退職時に誰も代わりがおらず業務が停滞してしまいます。

・非効率なアナログ業務

社内で紙書類や判子をまだまだ使用している企業は少なくありません。すると業務フローが多くなったり、複雑になり効率が落ちてしまいます。
先も述べましたがバックオフィス業務は売上に繋がらないので、業務改善のツール導入なども後回しになってしまいます。

課題を解決するメリット

  • コストの削減
  • ミス・不正防止
  • 働き方改革がすすむ

・コストの削減

効率化をすることで、一人あたりの業務量がへり残業の抑制になり、増員する必要がなくなります。
その分、効率化に費用がかかるから一緒なのでは?と思うかもしれませんが、効率化を図った方が結果的にコストを抑えられるケースが多いです。また、後述するそれ以外のメリットもあるので、費用対効果は抜群です。

・ミス・不正防止

効率化が進むと、業務あたりの作業量が減るためミスも少なくなります。自動ツールなどを使用した場合、ツールのブラッシュアップをするごとに手作業がなくなっていきますので、人間のミスも抑制できます。
また、ツールやアウトソーシングを使用した効率化をすすめることで、業務の見える化ができ、属人化も防げます。不正の防止だけでなく、退職や休職にも備えることができます。

・働き方改革がすすむ

効率化が進むことで、一人あたりの業務負担が減ります。残業時間が減ったり、業務に追われるストレスから解消されることになるので、従業員の会社への満足度も上がるでしょう。

課題を解決する方法

  • 業務フローを見直す
  • ツールを利用する
  • アウトソーシングを利用する

・業務フローを見直す

効率化を考えるならまずはここから始めましょう。後々ツールやアウトソーシングを利用する場合でも業務の全体像を把握していることで、導入の効率化を図ることができます。
業務フローの見直しをする際には、「ムリ・ムダ・ムラ」を探すことがポイントです。今までは当たり前だと思っていたことを、本当にその必要があるのかを考えてみましょう。

・ツールを利用する

決まった業務や単純作業は、ツールで自動化できるケースがあります。ツールによって出来る出来ないがあるので、導入には検討が必要ですが下記の3つの言葉をまずは抑えておきましょう。

・Saas

「Software as a Service」の略で、クラウド上のソフトウェアをネットをネットを通じて利用できるサービスです。ネット環境があればどこからでもアクセスができるので、テレワークにも有効です。

SaaSについてはこちらの記事でも紹介しているので、ご覧下さい。
SaaSのメリット・デメリットを解説!

・RPA

「Robotic Process Automation」の略で、人が行っていた作業をAIが自動で行うツールです。単純作業や決まった業務を自動化できます。

・チャットボット

「チャット」と「ロボット」を組み合わせた言葉で、AIを活用した自動会話プログラムのことです。顧客からの簡単なお問い合わせを任せることなどができます。

ツールによっては無料でお試しできるものもあるので、コストを抑えたい場合はまずは無料で利用できる範囲から利用することもおすすめです。

・アウトソーシングを利用する

まとまった量がある場合や、自動ツールではこなせない業務がある場合はアウトソーシングもおすすめです。
また、アウトソーシングを利用する場合は業務の棚卸しから行ってくれるケースもあります。自社だけではどこを改善したらいいのか分からない場合はアウトソーシング会社に相談してみましょう。業務の棚卸しからアウトソーシングすべき業務と、自社でする業務との切り分けをしてもらえます。

アウトソーシングは自社のリソースを使わないこともあり、社内だけでの効率化にはないメリットとデメリットも紹介します。

アウトソーシングのメリット

  • 退職・休職リスクを抑えられる
  • 採用や人材教育の手間が省ける
  • プロのノウハウを活用できる

・退職・休職リスクを抑えられる
自社の人材だけで業務をこなしていると、急な退職や休職で現場が混乱してしまうことがあります。うまく引き継ぎできなかったり、次の担当者が採用できなかったりすることが原因です。アウトソーシングすると、いつも決まった成果が上がってくるので、人員トラブルを抑えることができます。

・採用や人材教育の手間が省ける
担当者が退職すると、次の担当者の採用活動、採用後は教育が必要になってきます。この担当者が長く努めてくれると嬉しいですが、早期で退職となってしまった場合、かかったコスト(費用+時間)が無駄になってしまいます。
アウトソーシング会社の担当者が退職することももちろんあるのですが、社内で別の担当者に自動で引き継ぎが行われるので、それによって作業が増えたりすることはありません。

・プロのノウハウを活用できる
アウトソーシング会社は様々な業種の企業からバックオフィスを受託しているため、ノウハウが豊富です。業務の棚卸しからフローの整理、ツールの導入までサポートしてくれる会社もあります。自社だけでは実現が難しかった効率化ができるでしょう。


アウトソーシングのデメリット

  • ノウハウが社内で蓄積されない
  • 情報漏洩のリスクがある
  • 臨機応変に対応ができない

・ノウハウが社内で蓄積されない
社外で業務が行われるので、ノウハウが社内で蓄積されません。特に自社の従業員にスキルを磨いて欲しい場合はアウトソーシングするべきなのか、するとするならどの業務なら社外に任せてもいいのかをしっかり検討する必要があります。会社によっては従業員へのスキルレクチャーをしてくれるところもあります。

・情報漏洩のリスクがある
アウトソーシングする場合、自社の情報を外部に提供することになります。万が一重要な情報が漏れてしまった場合、大きな損失に繋がる可能性もあります。アウトソーシングする際には情報管理がどうなっているのかや、外部に出しても問題ない情報なのかをしっかりと判断するようにしましょう。

・臨機応変に対応ができない
アウトソーシングは一般的に、決まった成果を決まった時期に納品するサービスです。急な請求業務やちょっとした作業の追加に対応出来ない場合もあります。また、対応可能でも追加で費用が発生することもあるので、イレギュラーな場合の費用については事前に確認をしておきましょう。

まとめ

  • バックオフィスが抱えている課題は非効率
  • 改善の費用対効果は抜群
  • まずは社内の業務フローの見直し
  • ツールを利用して効率化
  • アウトソーシングで自社でする必要をなくせる

人材不足は多くの企業が抱えている課題ですが、身近なところから改善することで、いまの従業員の負担は減らすことができます。ぜひ検討してみてください。