DFE OFFICIAL BLOG
従業員の勤怠管理。皆さんの会社ではどうしていますか。
紙やExcelなどを使用して、シフト管理をしている会社も少なくありませんよね。
これまでの管理方法を変更するのは、システム導入や従業員への周知など、決して簡単なことではないでしょう。
しかし紙を使った勤怠管理は、驚くほどの人的リソースが消費されています。シフト管理をペーパーレス化することで、業務の効率化とコストダウンが見込めるかもしれません。
今回は、シフト管理のペーパーレス化について解説します。
そもそもシフト管理とは、適切な出社人数を調整し、従業員の勤怠を管理すること。
人件費の調整は、売り上げや利益に繋がる重要なため、適切に管理する必要があります。
シフト管理をペーパーレス化すれば、当たり前ですが、紙代の削減になります。また保管場所も不要に。
そのほかにもシフト管理を紙やExcelでしていると、たとえば以下のようなさまざまなデメリットが生じます。シフト管理ツールの導入で、これらのデメリットを改善できるでしょう。
- 手間がかかる
- 出社しなければシフトがわからない
- 欠員の補充が難しい
紙でシフト表を作成している会社では、従業員にシフト希望表を提出してもらい、その内容をExcelなどに入力する形が一般的。この作業は、転記ミスが起こるだけでなく、手間も時間もかかります。さらに希望日の偏りなども生じ、調整も必要です。
シフト管理ツールを導入すれば、すべてデータ上で対応可能。転記ミスの防止や手間の削減ができるでしょう。
また集計作業の手間も省け、その分人件費のコスト削減も可能です。
紙でシフト表を作成していると、会社に行かなければ、いつ誰がシフトに入っているか確認できないのは大きなデメリット。
たとえばコロナウイルスやインフルエンザなどで大幅にシフトを変更しなければならない場合、手作業でシフトを変更するのは、非常に大変な作業です。
ペーパーレス化すれば、変更処理も簡単。従業員にシフトチェンジなどを依頼しやすくなります。
急用や体調不良など、シフトに欠員が出ることもあります。シフトを紙で管理していると、欠員の補充をするために、従業員に個別に電話をかけ、欠員の補充をしなければなりません。時間がかかるだけでなく、なかなか調整がうまくいかないというケースも。
シフト管理ツールを使用すれば、従業員へ一斉送信が可能。欠員補充もしやすいでしょう。
シフト管理ツール導入しペーパーレス化を進めることは、多くのメリットがあります。たとえば次のようなものです。
- 保管スペースが不要
- 集計・計算の工数が削減できる
- 人為的ミスが減る
- シフトを簡単に提出できる・受け取れる
- 人員不足を事前アラートで設定できる
- シフトをアプリで確認できる
企業側にも従業員側にも、さまざまなメリットがあるシフト管理ツール。紙シフトは、作成時の手間や入力間違いなどが発生しがちですが、管理ツールを導入することで解決でき、シフト作成の効率化が叶うでしょう。
シフト管理をペーパーレス化なら、管理ツールの導入がおすすめ。
さまざまなツールがあるため、どれを使用すればいいのかわからないという声もよく耳にします。
ここからは、ペーパーレス化を実現する手順を解説しましょう。
まずは現在のシフト管理で、どの作業にどれくらいの時間がかかっているかを明らかにします。
時間や手間のかかっている作業を洗い出すことで、どんなシフト管理ツールを導入すべきかが見えてくるでしょう。
自社のシフト管理をサポートしてくれる機能を備えたシフト管理ツールの候補をいくつかピックアップしてください。
シフト管理ツールの候補をいくつかピックアップしたら、機能や利用料金などを比較しましょう。
無料で利用できるツールもありますが、実施に使ってみると思っていたよりも無料で利用できる範囲が狭く、結果として利用料金が発生してしまうことも。無料版にこだわりすぎず、コストパフォーマンスを考えながら選びましょう。
基本機能や利用料金の無料範囲、オプション機能とその料金、導入にかかる費用やサポート体制なども事前にチェックし比較してください。
トライアル導入してみるのもおすすめ。機能は充実していても、操作性が悪いケースもあります。従業員が使いやすいシフト管理ツールを導入することが重要です。
導入するシフト管理ツールが決定すれば、これまでとシフト表の提出方法、変更の申請など変わります。
従業員向けにシフト管理ツールの説明会を開き、使い方などをしっかりレクチャーしましょう。従業員の理解を得ることがもっとも重要です。
なかには電子機器操作の苦手な従業員もいるでしょう。慣れないうちは、個別サポートも必要かもしれません。
ペーパーレス化することで、デジタルならではのトラブルも想定されます。トラブルの対応に不安があるなら、サポートが手厚いシフト管理システムを選択するのもいいでしょう。
シフト管理ツールを導入することで、さまざまなメリットを享受することができます。
利便性や操作性など、自社に合ったツールを選びましょう。
もちろん導入するには、従業員の理解が必要です。会社としてしっかりと説明し、必要であればサポートをして、誰もがシフト管理ツールを早く使いこなせるようにしたいですね。
