【経理アウトソーシングのメリットは業績の向上である】実現可能な3つのことを分かりやすく解説

アウトソーシングとは業務の一部、または全てを外部に代わりにしてもらうことをいいます。自社内だけのリソースや知識量ではまかなえないときに、その分野の専門性を持っている外部の会社や個人にアウトソーシングすることで、新たな採用や教育の手間をかけることなく、業務を遂行することができます。

昨今の人材不足などの問題をうけ、アウトソーシングへの注目度は高まってきています。主に社内のリソース不足を補う手段として見られがちですが、アウトソーシングを上手く活用すると会社の業績を伸ばすための攻めの一手になります。

今回は経理業務のアウトソーシングをする際に単なる代行で終わらせないために、どんな効果を生み出せるのか、活用方法や事前に確認すべきことについて紹介していきます。

経理をアウトソーシングすることで向上する３つのこと
１．コア業務への集中で業績が上がる
２．従業員の定着率が上がる
３．予算を営業に回せる
最大限活用するために事前に確認すべきこと
まとめ

経理をアウトソーシングすることで向上する３つのこと

コア業務への集中で業績が上がる
従業員の定着率が上がる
コストの削減で営業の予算が上がる

１．コア業務への集中で業績が上がる

経理作業をアウトソーシングすることで今まで割いていた時間を営業活動や計画実行のコア業務に回すことができます。アウトソーシングで無くす事が出来るのは業務だけだと思われがちですが、コア業務への集中を奪う以下のようなものも一緒に無くすことができます。

経理業務全般
社員の退職リスク
退職した場合の採用活動
採用した人材の教育

コア業務への集中にどのように悪影響するのかと、アウトソーシングすることでどうなるのかを解説します。

経理業務全般

一言で経理業務といっても作業は多岐に渡ります。日々の仕訳入力や買掛金と売掛金の管理、給与計算や資金繰り表などです。経理の専任がいない場合は社長や営業などの他の職種の人が兼任する場合も多く、本来の仕事をする時間が割かれてしまいます。

【アウトソーシングでこう改善される！】
全ての業務をアウトソーシングし、やり取りをする管理者を一人決めるだけで業務量は大きく削減可能できます。また、経理の専任がいる場合でも単純作業になる一部の業務をアウトソーシングすることで、資金繰りや資金調達などの重要な業務への時間を増やすことができます。

社員の退職リスク

雇用した経理部の担当者が退職になると、思いもよらぬダメージを受ける可能性があります。経理業務を一人などの少人数で行っている場合、独自の業務フローが組み立てられて外からは何をしているのか分からないブラックボックス化(属人化)していることがよくあります。

そうなってしまうと誰かが空いた業務の穴を防ぐこともままならないだけでなく、新しく採用しても今までの業務フローが誰も分からなので引き継ぎが出来ないなどの問題が発生します。一から業務フローを組み立てなおし、滞っていた業務を急いで片付けることになるので、その影響で資金繰りのミスや支払い業務での遅れが発生し、会社の信用を下げてしまうかもしれません。

【アウトソーシングでこう改善される！】
社内に経理部門を無くしたり、バックアップとしても活用ができるので、長期的に安定した経理部門を構えることができます。アウトソーシング先という経理のプロが第三者として業務に関わってくるため、ブラックボックス化の予防や解消も行えます。

退職した場合の採用活動

担当者が退職すると次の担当者を採用するための採用活動をしなければなりません。求人を作成し掲載する媒体の決定、面接や試験などの応募者の選考から採用まで非常に工程の多い業務が発生します。

採用が上手く進まなかった場合はこれに加えて、穴埋めをするための派遣を探すことになったり、誰かが兼任することになり業務量はさらに増加します。

【アウトソーシングでこう改善される！】
アウトソース先の企業では多数の経理人材を抱えており、社内でプロセスを共有しているため、退職などによって業務が滞ることはありません。退職のリスクを考える必要がなくなるのは、長期的な計画を立てる上でも気持ちが楽になります。

採用した人材の教育

採用活動で新しい担当者を雇用出来ても、すぐに前任者と同じように業務をすることは難しいです。社内のルールや使用しているツールについて教えたり、業務の引継ぎなど教育の時間がかかります。

経理は会社ごとに使用しているソフトや業務フローが全然違っていることも多いので、前職のスキルをそのまま活かすことができない場合も多いです。また、スキルの測定も難しいため、想定していたスキルに達しておらず教育に時間がかかってしまうこともあります。

【アウトソーシングでこう改善される！】
新たに雇用する必要がないため、教育に手間をかける必要がなくなります。新しく専任で担当者を雇用する場合でも、業務フローを明確化しているので引継ぎも楽に行うことができます。引継ぎや教育期間中も業務はいつも通り行われるため、滞る心配もありません。

また、事業の拡大でバックオフィスのリソースを大きくする必要がでた場合でも、新たに人を雇うことなくアウトソーシングをする業務量を広げるだけですみます。難しいバックオフィスの人員管理が非常に楽になります。

２．従業員の定着率が上がる

アウトソーシングは従業員の定着率向上にも貢献します。従業員が退職する原因になりがちな以下の問題を解消することが出来るからです。

経理部のテレワーク
紙と締切の管理
繁忙期の残業
人間関係でのトラブル

これらの問題内容とアウトソーシングすることでの解決方法について解説します。

経理部のテレワーク

社会情勢の変化でテレワークする会社が増える一方で、経理部だけ出来ないことも問題になっています。紙の請求書や領収書が多く、まだまだ社内でしかできない業務が多いことが原因となっております。営業などのその他の部署だけテレワークを実施していると、経理部の担当者は不満をためてしまうかもしれません。

【アウトソーシングでこう改善される！】
経理業務の全てや一部をアウトソーシングすることで、経理部のテレワークが可能になります。全ての業務をアウトソーシングした場合はそもそも経理部が社内に不要になるのでイメージがつきやすいかもしれません。

しかし、一部の業務だけでも十分にテレワーク可能な体制を築くことができます。例えば、紙の請求書しか対応してくれない取引先があった場合でも請求書の発行から送付、取引先からの請求書の受取先をアウトソーシングの会社宛てにするなどで出社する必要を無くすことができます。

アウトソーシング会社は経理周りのノウハウやツールに詳しいので、相談してみることであなたにあった解決方法を提案してくれるでしょう。

紙と締切の管理

経理の担当者が嫌な仕事として書類の管理がよくあげられます。中でも領収書などの保管義務のある紙の管理と、業務に必要な書類を他部署から集めることはかなり面倒です。領収書や請求書などは電子での保存も可能ですが、電子保存を始めるためのルールづくりに時間がかかるため、なかなか取り組めていない会社も多いでしょう。

【アウトソーシングでこう改善される！】
電子保存のルールづくりや書類管理のツール導入プロセス自体をアウトソーシングすることで、今の業務を圧迫することなく電子化を進めることも可能です。

また、電子帳簿保存法に基づいた保存管理をアウトソーシングすることで、紙の書類をアウトソーシング会社に送るだけでよくなったりと、めんどうな業務を社内から無くすことができ、担当者の業務もよりシンプルで働きやすくなるでしょう。

繁忙期の残業

月末月初など各業務の締めや月次決算が集まる時期は経理部で残業が発生しやすいです。業務上仕方がないとも言えますが、業務の負担が大きくなると不満にも繋がる恐れがあります。会社としても平準化を図りたいが、それもなかなか難しいものです。

【アウトソーシングでこう改善される！】
繁忙期に発生する業務のみをアウトソーシングすることで、担当者は普段の業務を圧迫されることなく遂行できます。また、年末調整など1年に1度の業務だけをアウトソーシングする会社も増えてきてます。

残業に繋がると事前に分かっている業務を計画的にアウトソーシングすることで、毎月の残業ゼロも実現可能です。

人間関係でのトラブル

組織で働くうえで人間関係は非常に重要です。経理担当者は会社のお金事情を把握しており、社員の給与や接待費などを知っているため、大きなトラブルを引き起こす恐れがあります。飲み会などで社長の接待費や役員手当を暴露したりなどです。そうなると社内での社長の評判が落ちたり、人間関係が悪化してしまいます。悪質な場合では横領も起こりえます。

【アウトソーシングでこう改善される！】
経費や給与などトラブルに繋がる恐れがあるものは、社内で処理することを止めてしまいましょう。アウトソーシングで内部の人からは分からないようにすることでお金のトラブルを防ぐことができます。

３．予算を営業に回せる

同じ業務をアウトソーシングして行う場合と社員を一人雇用して行う場合を比べると、アウトソーシングした方がコストを抑えられるケースが多いです。

社員一人を新しく雇用するケースとアウトソーシングを始めるケースでかかるコストを比べてみましょう。(※社会保険料負担額などはおおよその金額で計算しています)

【社員一人を新しく雇用するケース】
〈毎月かかる費用〉
基本給 250,000円
通勤費 12,000円
賞与(月割)42.000円
社会保険料負担分 40.000円
諸経費 9.000円
合計 353.000円
〈一回限りの費用〉
採用にかかる費用 800.000円

【アウトソーシングを始めるケース】
〈毎月かかる費用〉
月額費用 270.000円
〈一回限りの費用〉
立ち上げ費用 90.000円×3か月分

どちらのケースも一例の費用ではありますが、毎月の費用だけでも約8万円の差があります。

もう一つのメリットとして残業代等が発生しないため、毎月決まった価格がランニングコストとしてかかってくるので、予算計画が立てやすくなります。

抑えられた費用を広告などの売上に繋がる費用に回すことができるでしょう。

最大限活用するために事前に確認すべきこと

これまでアウトソーシングで実現できる３つのことを解説してきましたが、失敗したという声を見かけることもあります。

そうならないためにも、以下の3つのポイントを事前に確認しておきましょう。場合によっては追加の費用がかかるかもしれないので、下記の点などを確認し、自社に合わせたアウトソーシングが実現可能かを事前に打ち合わせしましょう。

アウトソーシング可能な業務範囲
緊急時の対応について
対応可能なソフト

アウトソーシング可能な業務範囲

会社によってアウトソーシング可能な業務範囲は変わってきます。経理は会社によってフローが異なりやすい業務なので、自社が今困っていることを解決できるのか、今後任せる範囲を増やすことになった場合は、任せることができるのかを確認しておりましょう。

どこまでの業務範囲をアウトソーシングできるのか気になる方はこちらの記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
経理のアウトソーシングはどこまで任せられる？

緊急時の対応について

突然の支払いなどが発生した場合、対応が可能なのか、追加費用が必要な場合はいくらなのかを確認しておきましょう。特に突発的な支払いが発生しやすい場合は要チェックポイントです。また、質問を投げかけた場合の返答までの時間なども重要です。ここは打ち合わせの時点から気にかけてチェックしておきましょう。

対応可能なソフト

会計ソフトは何種類もありますが、対応可能なソフトが限られているアウトソーシング会社もあります。会計ソフトの乗り換え自体はそんなに手間がかかるものではないですが、使い慣れていたソフトから変わると、社長などのたまにしか使用しない人が困惑する原因にもなります。また、経理周りのソフトの導入などを相談しても利用経験がないなどで良いアドバイスを受けられない可能性もあります。