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予実管理とは、「予算実績管理」の略。
つまり、あらかじめ設定した予算と実際の業績を比較し、原因を分析・改善していく、予算管理の手法です。
適切な予実管理をすることで、業績の向上や企業経営の効率化を見込めることでしょう。
この記事では、実際にエクセルで予実管理表を作成する際のポイントなどを紹介します。
予実管理とは、企業の「予算」と「実績」を「管理」すること。
企業の経営目標を達成するためには、事前に設定した予算や目標と、現段階での実際の経費や売上を対比させる必要があります。目標の数値と乖離しているのであればその理由と対策を考えなければなりません。それが予実管理です。
予実管理を始めると、予算と実績が明確にわかるようになります。
企業が今どういう状況であるのかを把握できるだけでなく、早めの対策を打つことができるようになるでしょう。
では具体的に、どのように予実管理をすればいいのでしょうか。
ここからは予実管理の手順を紹介します。なおエクセルで予実管理表を作成する際のポイントは、この記事の後半で解説していますので参考にしてください。
まずは「目標」を立てることからスタート。
全社の事業目標達成に向け、部門ごとで目標を設定します。
その際に大切なのは、適切な目標数字にすること。企業としての成長を目指しながらも、現実的に達成可能な目標を設定します。
実際の予算を決めるときには、過去の実績を基に設定します。
とはいえ、昨年度の実績値をそのまま今年の予算にしてはいけません。また高すぎる予算を立てても無意味です。
各部署の持つ情報やデータを出し合い、適切な予算を立てることが重要。繁忙期と閑散期による差が大きい業種の場合は、それを踏まえた予算を設定しましょう。
予算と実績は、予実管理表をチェックし比較していきます。予算と実績が乖離している場合は、できるだけ早く発見し対応しなければなりません。
できるだけこまめに分析をおこなうことで、いち早く課題や原因が究明できるはずです。
売れていない商品・売れている商品の原因を突き止め、売れていない商品は売れるように、売れている商品はさらに売れるよう工夫します。
会社全体の目標を達成するために、各部署に目標が割り当てられます。予算目標に対し、実績がどれくらい達成できているか表したものが「予実管理表」です。
予実管理表はコストのかからないエクセルで作成されることが多く、各企業が独自のやり方で予実管理をおこなっています。
しかしエクセルでの予実管理表は、データの集計や確認などに時間がかかるうえ、入力や転記ミスが多いことなどがデメリット。そういったデメリットを解消するため、必要なデータを自動で取り込める予実管理ツールを導入する企業も増えつつあります。
予実管理表を作成しただけでは業務改善になりません。適切なデータを元に、経営判断をすることが大切。
先述のとおり予実管理表は各企業がエクセルを用いて独自のルールで作成されることが多いため、誰もが入力しやしく見やすいようにする必要があります。
エクセルを利用して予実管理表を作成すると、自社の予算や運営組織に即したものができます。つまり自社にピッタリの予実管理表を作成できるわけです。
しかしエクセルの特性上、管理が進むにつれて参照やセルに埋め込む式が複雑になることも少なくありません。
しかし複雑になればなるほど、課題や原因が見つけにくくなってしまいます。
できるだけシンプルに…これが大切です。1画面に収め、ひと目でわかるようにしましょう。また簡単に報告ができるよう工夫してください。
各企業独自のルールがあるエクセルの予実管理表は、簡単なマニュアルを準備しておくことをおすすめします。
そうしておくことで、急な担当者の退職などにも対応できるでしょう。
予算と実績の差を埋めるには、PDCAサイクルを活用しましょう。
予算管理におけるPDCAサイクルは、大きく次の3つに分類することができます。
- 編成(Plan)
- 執行(Do)
- フィードバック (Check・Action)
経営目標を達成するために必要な活動目標を数値にして明確化します。そして目標数値と実績数値を使って比較・分析していきましょう。その結果、課題を解消する方法を見出すのがフィードバックです。
PDCAサイクルを繰り返し実践していけば、予算設定の精度が高まり、課題の早期解決が期待できます。
PDCAについてはこちらの記事で詳しく解説しています。
- 予実管理とは企業の「予算」と「実績」を「管理」すること
- 予算と実績が乖離している場合は早く発見し対応する
- 適切な予実管理により業績の向上が見込める
- 予実管理表を作成しただけでは業務改善にならない
予実管理は、ただ数字をまとめるだけでは意味がありません。予算と実績の乖離をつきとめ原因を分析し、さらに対応策をねり実施することに意味があります。
正しい予実管理で予算の精度を上げ、経営改善し業績アップを目指しましょう。
